Qui peut signer une soumission ?

En réponse à cette question, qui devrait être pourtant simple, les documents d’appel d’offres regorgent trop souvent de pages d’instructions complexes et interminables pour couvrir toutes les hypothèses. Et si le soumissionnaire est une personne physique… Et si le soumissionnaire est une société par actions… Et si le soumissionnaire est une société de personnes… Et si le soumissionnaire est une entreprise n’ayant pas d’établissement au Québec…

On exigera tantôt des copies certifiées conformes de résolutions, tantôt des procurations signées par l’ensemble des associés. Il ne manque parfois que le sceau en cire ou l’empreinte digitale du pouce du signataire, juste au cas où…

Ces complexités sont parfaitement inutiles et ne servent qu’à décourager les soumissionnaires en leur faisant perdre temps et énergie avec des formalités qui n’ont rien à voir avec la recherche du plus bas prix. Cela est sans compter les risques additionnels d’irrégularité d’une soumission qui ne serait pas accompagnée de certains des documents ayant été demandés pour appuyer une signature.

Or, rappelons que le Code civil du Québec prévoit simplement ceci :

2827. La signature consiste dans l’apposition qu’une personne fait à un acte de son nom ou d’une marque qui lui est personnelle et qu’elle utilise de façon courante, pour manifester son consentement.

Lorsque le signataire est mandataire

Lorsqu’une personne signe une soumission au nom de quelqu’un d’autre, comme un employé ou un administrateur pour représenter une entreprise, ce sont plutôt les règles générales du mandat qui s’appliquent :

2130. Le mandat est le contrat par lequel une personne, le mandant, donne le pouvoir de la représenter dans l’accomplissement d’un acte juridique avec un tiers, à une autre personne, le mandataire qui, par le fait de son acceptation, s’oblige à l’exercer.
2131. L’acceptation du mandat est expresse ou tacite ; elle est tacite lorsqu’elle s’induit des actes et même du silence du mandataire.
2132. Le mandant est tenu envers le tiers des actes accomplis par le mandataire dans l’exécution et les limites du mandat, sauf si, par la convention ou les usages, le mandataire est seul tenu.

Il est aussi tenu des actes qui excédaient les limites du mandat et qu’il a ratifiés.

Ainsi, lorsqu’une entreprise confie à l’un de ses représentants la responsabilité de préparer le dépôt d’une soumission en réponse à un appel d’offres, il s’agit d’une situation de mandat, et le mandataire qui signe les documents de soumission va simplement lier l’entreprise qu’il représente.

Autorité de signer

Comment ce mandat a-t-il été confié et par qui ? Qui avait l’autorité pour le faire ? Comme gestionnaire d’un appel d’offres, ce n’est pas vraiment votre problème.

En effet, contrairement aux municipalités et aux autres organismes publics, qui doivent respecter des règles strictes pour pouvoir s’engager contractuellement, les entreprises privées sont assujetties à la règle dite de l’indoor management.

Cette règle issue de la common law veut qu’une partie qui fait affaire avec une société ou une personne morale puisse présumer que les règles internes et les politiques de celle-ci ont été suivies.

Donc, si une personne se représente comme ayant l’autorité de signer une soumission et de lier une entreprise, l’organisme municipal est en droit de s’y fier et n’a pas à faire d’enquête plus approfondie pour vérifier la capacité du signataire.

En outre, la règle de l’indoor management se juxtapose aux règles du mandat : elle ne dispense pas seulement les tiers de bonne foi de vérifier si les formalités de régie interne ont été respectées, elle empêche aussi la compagnie de leur opposer qu’elles ne l’ont pas été.

Il n’est donc pas nécessaire de savoir par qui et comment le représentant a été dûment autorisé à signer et encore moins d’en exiger la preuve par la production de résolutions, procurations, procès-verbaux et autres documents superflus. En reproduisant aveuglément de telles exigences dans vos documents d’appels d’offres, vous compliquez inutilement votre travail et celui des soumissionnaires.

À notre connaissance, il n’existe pas au Québec de phénomène d’imposteurs qui commandent des documents d’appel d’offres et qui s’amusent à remplir des dizaines sinon des centaines de pages afin de déposer une soumission au nom d’une entreprise qu’ils ne représentent pas véritablement.

Dans ce contexte, le fait d’exiger simplement que la soumission soit signée par un représentant autorisé du soumissionnaire devrait suffire à la formation d’un contrat valide si la soumission est acceptée. Tout le reste n’est pas nécessaire.

Simplicité de mise

Dans le même ordre d’idées, on pourrait aussi se questionner sur le nombre de signatures requises dans les documents de soumission.

Signez ici, apposez vos initiales en bas, signez encore ici et là-bas. Certaines municipalités demandent parfois des signatures à plusieurs endroits sur une même page. À quoi cela sert-il ? Chaque exigence additionnelle à cet égard présente un risque exponentiel d’oubli et, inévitablement, de questionnement sur la validité de la soumission prise en défaut.

À l’exception du bordereau de soumission et de la déclaration exigée pour se conformer au règlement de gestion contractuelle, il n’est pas nécessaire de multiplier ad nauseam les exigences de signatures dans les documents d’appel d’offres.

Enfin, lorsqu’une signature est requise, il est important de prévoir un espace adéquat, bien espacé et indiqué au bas de la page, plutôt qu’un petit encadré camouflé entre deux lignes de texte trop serrées et susceptible d’échapper à l’attention du signataire.

Dans ce domaine, la simplicité est certainement le meilleur conseil qu’on puisse vous donner.